Het versterkend effect van teamreflectie

Als een team niet leert uit eerdere ervaringen is de kans groot dat het blijft hangen in onmogelijke situaties, lastigheden en frustraties. Het klinkt als een boutade, een vanzelfsprekendheid en toch nemen we niet genoeg de tijd om stil te staan, te kijken naar dat wat wel of niet werkt en gericht bij te sturen. Vaak staat de waan van de dag ons in de weg, het halen van deadlines, het snel snel willen oplossen of negeren van datgene dat fout loopt. Deze korte termijnstrategieën gaan dan ten koste van samenwerking, betrokkenheid, groei en innovatie. In dit artikel zoomen we in op het vertragen door reflectie om nadien te kunnen versnellen in onze werking.

Voorbij de spiraal van onmogelijkheid

In de wandelgang of tijdens de koffie hoor je sommige verzuchtingen keer op keer terugkomen: ze willen gewoon niet leren, ze zitten hier tegen hun goesting. De cliënten zijn niet meer wat ze geweest zijn. Al die agressie, ik durf niets meer te zeggen. Ze vullen hun onkostennota's toch niet in. Ik heb het al twintig keer uitgelegd en ze doen het nog steeds niet … Bij elke verzuchting zakt het team iets dieper weg, voelen ze zich machtelozer. Bij elke verzuchting wordt de onmogelijkheid om het op te lossen groter. In elke verzuchting zit een kern van waarheid, waar we in wezen niets mee doen zolang we verzuchten. Hier heb je een keuze: niets doen of iets doen. Wanneer we niets doen, verliezen medewerkers goesting en betrokkenheid. Ze laten los, gaan op automatische piloot of doen alsof er niets aan de hand is ten koste van, … Als je iets doet, heb je lef nodig om écht te kijken naar daar waar het wringt, niet om een snelle oplossing naar voor te schuiven, wel om een complexe uitdaging stap voor stap aan te pakken.

Kijken naar dat wat is

Reflecteren op hoe we de dingen doen, is vaak geen aangeboren vaardigheid. Het vraagt oefening, oefening, oefening. De basis ligt erin om te kijken naar wat er gebeurt en hierover vanuit observatie met elkaar in gesprek te gaan. Tijdens deze gesprekken is er ruimte om de lastigheid te benoemen én ook datgene wat wel werkt. De ervaring is een vertrekpunt om te achterhalen wat er werkelijk van belang is: wat hebben we te borgen als we deze uitdaging aanpakken? Deze manier van denken gaat voorbij de waan van de dag, ze zoekt naar hefbomen voor de toekomst. Op die manier kunnen verschillende ervaringen leiden tot gedeelde inzichten die richting geven voor de toekomst.

Praten over verantwoordelijkheid

Tijdens teamreflecties krijgen de deelnemers inzicht in (gedeelde) verantwoordelijkheden. Ze spreken over hun eigen mandaat en spreken elkaar aan op verantwoordelijkheden. Dit proces zet het team in actie, nodigt uit tot handelen waar mogelijk en accepteren wat niet kan veranderen. Tijdens een teamreflectie over moeilijk gedrag bij leerlingen en de aanpak ervan, komt het team erachter dat ze niet consequent handelen. Afstemming blijkt hierin belangrijk om duidelijkheid en structuur te bieden. Tijdens de vervolgstappen staan ze stil bij hoe consequent professioneel handelen er kan uitzien, wat ze hiervoor hebben te laten of meer hebben te doen.

De kracht van het team als hefboom

Als niets werkt, heb je ook geen basis om vanuit te vertrekken. Door het team te leren kijken, nadenken en spreken over wat wel al werkt, maak je de hefbomen zichtbaar die zuurstof geven aan moeilijke situaties. Vaak zit de sleutel in kleine handelingen of aanpassingen die haalbaar zijn. Wat in het klein start, kan gaandeweg tot iets groot uitgroeien op voorwaarde dat het team de beweging maakt van de onmogelijkheid naar de mogelijkheid, dat het zijn eigen kracht terugvindt.

Leiderschap

Niet alles ligt in handen van een team. Als leidinggevende heb je het verschil te zien tussen wat van het team is en wat van jou, wat binnen jouw verantwoordelijkheid ligt. Wanneer we daadkracht verwachten van onze teams, hebben we eenzelfde soort daadkracht te tonen vanuit ons mandaat. Niet door teamverantwoordelijkheden over te nemen, dat leidt enkel tot aangeleerde hulpeloosheid. Wel door de grens te zien en te benoemen: waar begint en eindigt het mandaat van het team? Waar begint mijn mandaat? En hoe kan ik de kracht van het team borgen door mijn verantwoordelijkheid als leidinggevende ten volle op te nemen. Als we hierbij denken aan een collega die zijn verantwoordelijkheid niet naar behoren opneemt of zich misdraagt ten aanzien van collega's of … kun je het team aanzetten om hierover rechtstreeks feedback te geven, over te reflecteren en bij te sturen. Hebben deze bijsturingen echter geen effect, is het aan jou om te handelen. Het structureel disfunctioneren van een teamlid, vraagt een andere aanpak die buiten het mandaat van het team gaan.

Teamreflectie is teamversterkend

Een etentje of teambuilding zo nu en dan brengt lichtheid en verbondenheid in het team. En toch ligt de echte versterking van het team in samen reflecteren en groeien. Wat we in essentie delen, wat ons verbindt, is immers onze professionele opdracht. Hier samen aan werken vanuit heldere doelen, processen en verwachtingen en reflecteren versterkt het team in zijn essentie: het vraagt een open communicatie en creëert een cultuur waar iedereen uitgenodigd wordt om te spreken, samen na te denken vanuit een professioneel vertrouwen in elkaars kunnen en mildheid ten aanzien van elkaars nog niet kunnen. 

En Route - Sarah De Backer