Online nog meer verbinden

Na het overwinnen van onze drempelvrees, hebben we het afgelopen jaar vele uren online doorgebracht. Aanvankelijk omdat het moest, om gaandeweg te ontdekken dat de online werkplek ook kansen in zich draagt die we nooit hadden kunnen bedenken. En toch ervaren we ook een moeheid van te veel en te lang: we missen onze collega's, de babbel aan de koffie, elkaars aanwezigheid. Er moet te veel gezegd worden waardoor we niet langer bezig zijn met hoe het gaat, we nog nauwelijks ruimte en tijd nemen om écht met elkaar in verbinding te gaan. Maar het kan ook anders, en misschien is dat de volgende stap die we te nemen hebben in 2021. Hoe kunnen we ook online meer in verbinding gaan?

Binnenkomen, elkaar ontmoeten

Zet bij aanvang van een overleg je geluid en camera aan. Schep ruimte om even gewoon te kletsen.  

Integreer een moment van instappen in de vergadering, elkaar echt ontmoeten. Geef elkaar de ruimte om even te landen, hoe stapt iedereen binnen? Waar komt iedereen vandaan? In welke omgeving zit iedereen? Van vergadering naar vergadering gaan is meer dan op een nieuw scherm klikken, ... Laat ieder om de beurt hierin eens initiatief nemen. Dit kan speels, creatief of net wat ernstiger. Doe wat nodig is opdat iedereen actief instapt. 

Suggesties: Verken met je handen de grenzen van je camera en ontmoet elkaar. Beantwoord met één woord een vraag als Wat was het leukste moment afgelopen week? Wat houdt je bezig op dit moment? Wat wil je vandaag uit dit overleg halen? Op welke vragen wil je graag een antwoord? 

Samen aan het werk

Met je team online in overleg gaan, blijft vooral een moment van interactie en elkaar ontmoeten. Wees waakzaam voor vergaderingen waarin enkel een 'overdracht van informatie' gebeurt onder het mom van efficiëntie en de dialoog verdwijnt. Borg zoveel mogelijk de participatie en betrokkenheid. Het delen van bedenkingen, het blijven praten over mogelijke opties of hindernissen komt de werking en uiteindelijk de efficiëntie ten goede. Maak hiervoor gebruik van zowel tijd, ruimte, online, offline, ... Het is niet omdat we online vergaderen dat al de rest verdwijnt. 

Is de groep te groot, splits dan op in breakout rooms en laat subgroepjes in gesprek gaan rond onderwerpen die aandacht vragen. De conclusies uit deze groepjes kun je dan in de grote groep delen en van daaruit besluiten nemen. Ook de chat is een dankbaar medium om ideeën te sprokkelen of in grote groepen vlot antwoorden te genereren. Het gebruik van de chat werkt drempelverlagend.

Expliciete, duidelijke communicatie speelt online een nog grotere rol. Wees heel duidelijk in je vraagstelling, het opbouwen van de agenda, het bepalen van je doelen., verslaggeving. Structuur brengen in je vergadering werkt, maar niet ten koste van het gesprek! Blijf in dialoog gaan, blijf de verbinding zoeken. 

Voorbij het scherm

Bovenstaande kan de participatie al vergroten, maar de kans bestaat dat het niet voldoende is. Voor sommige mensen is er meer nodig om zich verbonden te voelen, om het online gegeven 'vast te houden'. Verbind daarom de online omgeving met de offline context van je medewerkers: laat zaken noteren of tekenen, stuur vooraf de agenda rond die je bij voorkeur in samenspraak opstelt, bepaal (wisselende) rollen tijdens de vergadering: tijdsbewaking, verslag, digitale omgeving, moderator, verantwoordelijke voor subgroepen, maak afspraken of nieuwe projecten zichtbaar in de werkomgeving, ...  

Je kunt nog een stap verder gaan en een wisselwerking creëren tussen online en live. Ontmoet elkaar buiten, ga wandelen met een duidelijk te bespreken topic of gewoon om eens bij te praten.  Zet op kantoor een ideeën muur op rond een thema: mensen die (sporadisch) aanwezig zijn kunnen ideeën noteren of de gemaakte afspraken onder de aandacht brengen.

Zien en gezien worden 

Een belangrijk vertrekpunt zijn camera en geluid. Laat beide indien mogelijk heel de vergadering aanstaan, zo verlaag je de drempel om deel te nemen om echt te participeren. Maak hiervan de regel, in plaats van de uitzondering. Het zien van elkaar, het kunnen spreken wanneer je iets hebt toe te voegen, verhoogt niet alleen de interactie, maar ook het welbevinden van elkeen. Online verdwijnen er een aantal non-verbale zaken, maar er komt ook veel nieuw in de plaats. We zien elkaars gezicht van dichterbij, we zien de blik, de glimlach, we kunnen als het ware iedereen in de ogen kijken. Maar we kijken ook voortdurend naar onszelf, ... Wat zou het geven mocht je jezelf eens uitzetten? (Dat kan, daar bestaat een knopje voor).

Vertrouwen ontstaat daar waar mensen doen wat ze zeggen

Wanneer je op afstand werkt, ontstaat onderling vertrouwen minder vanzelfsprekend. Meer nog, de kans is groot dat het onderling vertrouwen erg onder druk komt te staan. In teams die op afstand werken, is het nemen van verantwoordelijkheid voor je eigen aandeel nog belangrijker.  Het hangt vaak samen met wat we van elkaar verwachten en of we die verwachtingen al dan niet expliciet maken. Ga met andere woorden nog zorgvuldiger om met afspraken die je maakt, kom ze echt na, toets bij elkaar af of de verwachtingen zijn ingelost, helder of realistisch zijn. 

Afronden is terugblikken om vooruit te gaan

Neem op het einde van een vergadering, vorming of ander overlegmoment even de tijd om terug te blikken op hoe het verlopen is. Op die manier neem je de ervaring van iedereen mee en kun je naar de toekomst toe gericht bijsturen of zaken scherp stellen. Inspireer elkaar, deel jullie tips met elkaar om zo als team ook online nog meer te verbinden.